Freelance Tahsilat: Ödeme Planı ve Geciken Alacağın Takibi
Freelance çalışmada asıl risk işin kendisinde değil, işin bittiği anda başlar. Teslimattan sonra pazarlık gücünüz sıfırlanır; açıkta kalan bakiye ne kadarsa, tahsil edememe ihtimaliniz de o kadardır. Ödeme planı zaten bunun için kurulur: teslim ettiğiniz gün karşı tarafta ne kadar para kaldığını baştan belirlemek için.
Teslimatta açıkta kalan tutar
Sözleşmede en çok tartışılan satır birim ücret oluyor, oysa tahsilatı belirleyen satır paranın hangi aşamada elinize geçtiği. Yaygın öneri şudur: başta %30 avans, aralarda teslimat bazlı ödemeler, kalan son teslimde. Peki bu plan pratikte ne vaat ediyor? Aynı yazılarda bir de “son teslimden önce toplam bedelin %90’ı geçmiş olsun” tavsiyesi dolaşır ve iki tavsiye ancak ara ödemelerin toplamı %60’ı bulursa aynı anda doğru olur. Klasik %50-%50 planı bu testi geçemez: dosyayı gönderdiğiniz anda bedelin yarısı hâlâ karşı taraftadır, sizin elinizde ise esirgeyebileceğiniz hiçbir şey kalmamıştır.
Bu yüzden ödeme takvimini süreye değil teslimata bağlayın. “Ayın 15’i” karşı tarafın takvimidir. “Tasarım onayı” ya da “test ortamına kurulum” sizin teslimatınızdır, gecikmeyi konuşurken masaya koyacağınız somut bir tarih üretir.
Sözleşmede yazılı olması gerekenler
- Toplam bedel ve para birimi
- Avans oranı ve tahsil edileceği an
- Ara teslimatların tanımı ve karşılık gelen tutarlar
- Vade, ve vade aşıldığında ne olacağı
Fatura ve makbuz
Fatura ödeme talebinizdir, makbuz ise paranın alındığının belgesi. Makbuz çoğu durumda yasal zorunluluk değil ama tahsilat kaydınızın karşı tarafta da bir karşılığı olmasını sağlar; ihtilafta işinize yarayan şey bu.
Faturada işin açıklaması, kesim tarihi, son ödeme tarihi, taraf bilgileri ve varsa vergi numarası bulunur. Asıl mesele bunları yazmak değil, vadesi geçenleri görmek. Vade takibini takvim hatırlatıcısıyla değil, kayıtların kendi vade alanı üzerinden çalışan basit bir filtreyle yapmayı tercih ederim; tabloyu tarihe göre süzen tek bir sorgu, kurulumu haftalar süren entegrasyondan daha çok iş görüyor.
Hangi ödeme yöntemi
Havale ve EFT en ucuz yöntem, karşılığında takibi tamamen size bırakır. Online tahsilat komisyon alır, buna karşılık ödeme anını kaydeder ve hatırlatmayı sistem üstlenir. Peki komisyon ödemeye değer mi? Küçük tutarlı ve tekrar eden işlerde evet: bir faturayı kovalamak için harcadığınız yarım gün, aynı faturanın komisyonundan pahalıdır. Tek seferlik büyük bir iş için havale hâlâ mantıklı, orada zaten tek bir ödemeyi izliyorsunuz.
Ödeme gecikirse
- Vadeden birkaç gün sonra kısa bir hatırlatma gönderin. Çoğu gecikme burada kapanır, sebebi de kötü niyet değil, unutulmuş bir onay akışıdır.
- Cevap gelmezse tonu sertleştirmeden netleştirin: sözleşmedeki vade maddesini ve gecikme sonucunu yazın.
- Hâlâ sonuç yoksa avukat aracılığıyla ihtarname gönderin.
- Yasal süreci başlatmadan önce alacağın büyüklüğünü masraf ve süreyle karşılaştırın.
Dördüncü adımda çoğu freelancer için cevap açıktır: küçük tutarlı alacaklarda ihtarname son duraktır, dava değil. Masraf ve zaman toplamı alacağı geçtiğinde, zararı yazıp o müşteriyle çalışmayı bırakmak daha ucuza gelir. Bu kararı verirken tartışmayı kişiselleştirmemek de işe yarar, çünkü aynı sektörde birkaç yıl sonra aynı isimlerle yeniden karşılaşıyorsunuz.
Nakit akışı ve tek müşteri riski
Gelirinizin yarısından fazlası tek bir müşteriden geliyorsa o müşteri, sözleşmede ne yazarsa yazsın işveren gibi davranmaya başlar; tahsilat pazarlığında da öyle. Ödeme geciktiğinde işi durdurup durduramayacağınızı belirleyen şey sözleşme maddesi değil, o ay başka gelirinizin olup olmadığı. Kenarda tutulan nakit rezervi tam olarak bunun için: geciken bir ödemeyi beklerken kötü koşullu yeni bir işe imza atmamak için.