80/20 Kuralı Gerçekte Ne Diyor, Nerede İşlemiyor

Pareto İlkesi'nin popüler hali tek cümlede özetleniyor: sonuçların %80'i çabanın %20'sinden gelir. Peki bu oran nereden çıktı, her yere uyar mı, uyuyorsa ne kadar uyar? Vilfredo Pareto'nun gözlemi bir doğa yasası değil, belirli dağılımlarda ortaya çıkan bir örüntü. Kuralın nerede işe yaradığını anlamanın en hızlı yolu, nerede işlemediğine bakmak.

Sayı Pareto'nun değil

Pareto 19. yüzyılın sonunda İtalya'da toprak mülkiyetinin dağılımını inceledi ve mülkün büyük bölümünün küçük bir azınlıkta toplandığını gördü. Kuralı bugünkü haline getiren kişi ise kalite yönetiminden Joseph Juran'dır; azınlığa hayati azınlık adını verip ilkeye Pareto'nun ismini o taktı. Yani akılda kalan 80/20 formülasyonu, gözlemi yapanın değil, gözlemi araca çevirenin işi.

Buradan çıkan ilk pratik sonuç şu: iki sayının toplamının 100 etmesi bir gereklilik değil. Girdi yüzdesi ile çıktı yüzdesi farklı şeyleri sayar, dolayısıyla 90/10 da olabilir, 70/30 da, hatta 95/35 de. 80/20'nin bu kadar yayılması doğruluğundan çok simetrisiyle ilgili. Rakamı ölçmeden kullanan herkes aslında bir tahmini yuvarlak sayıyla süslemiş oluyor.

Kuralı kendi üzerine uygularsanız

Dağılım kendini alt ölçeklerde tekrar ediyorsa, üstteki %20'nin içine aynı kuralı bir kez daha uygulayabilirsiniz. Aritmetiği basit: 0,20 × 0,20 = 0,04 ve 0,80 × 0,80 = 0,64. Yani işlerin %4'ü sonucun %64'ünü taşıyor. Bir tur daha çevirin, %0,8 girdi %51,2 çıktı verir.

Bu hesap kuralın hem gücünü hem de sınırını aynı anda gösteriyor. Gücü, odaklanmanın getirisinin doğrusal değil çarpımsal olması. Sınırı ise varsayımın giderek zayıflaması: her turda dağılımın kendine benzediğini yeniden kabul etmek gerekiyor ve gerçek verilerde bu benzerlik birkaç basamak sonra bozuluyor. Üstelik sıkıştırma sonsuz sürmez, çünkü listeyi her turda beşte birine indirdiğinizde elinizde tek bir madde kalır ve “en önemli işi yap” tavsiyesi kendi kendini tüketir (kuralı üçüncü kez uygulayan tabloları pek ciddiye almıyorum).

İlkenin çalışmadığı üç durum

Pareto katkı payını ölçer, bağımlılığı değil. Aradaki fark, ilkeyi yanlış yere uygulayan herkesin çarptığı duvar.

• Zorunlu adımlar. Yedekleme, test koşusu, faturalama, sözleşme kontrolü. Çıktı tablosunda bunlar düşük getirili görünür, çünkü ürettikleri değer görünmez bir şeyin olmamasıdır. Atladığınızda %80'lik taraf da çöker.
• Kuyruğun kendisi ürün olduğunda. Arşiv, katalog, dokümantasyon gibi işlerde tek tek maddelerin getirisi düşüktür ama iş modeli tam olarak o toplamdır. Burada azınlığa odaklanmak, ürünü elemek anlamına gelir.
• Ölçüm geri besleme yaptığında. Yalnızca en çok getiren %20'yi beslerseniz, kalan %80 gelişme şansı bulamaz ve bir sonraki ölçümde daha da geride çıkar. Bu, ilkenin doğrulanması değil, kendi kendini gerçekleştirmesi.

Verimlilik mi, etkinlik mi

Türkçe metinlerde sık dolaşan bir Drucker alıntısı var ve çoğu zaman ters çevrilmiş halde geçiyor: “verimlilik doğru işi yapmak, etkinlik işi doğru yapmaktır.” Aslı bunun tersi. Drucker'ın cümlesi efficiency is doing things right, effectiveness is doing the right things şeklinde; verimlilik işi doğru yapmak, etkinlik ise doğru işi yapmaktır.

Ayrımın yönü burada teknik bir detay değil. Pareto etkinlik tarafında çalışan bir araç, yani hangi işi yapacağınıza karar verirken. Yanlış işi daha hızlı yapmak, verimlilik ölçümünü güzelleştirir ve sonucu hiç değiştirmez. Sıralamayı ters kurunca ilke, kesilmesi gereken işleri optimize etmeye harcanır.

Ölçmeden başlamayın

Uygulama kısmı sıkıcı olduğu kadar da kısa. Bir hafta boyunca ne yaptığınızı ve ne kadar sürdüğünü kaydedin, sonra yanına o işin ürettiği somut sonucu yazın: gelen para, kapanan iş, çözülen sorun. İki sütunu yan yana koyduğunuzda sıralama kendini gösterir ve genellikle tahmin ettiğiniz sıralama olmaz.

Bu kayıt olmadan yapılan her 80/20 konuşması, zaten inandığınız şeyin rakamla süslenmiş hali. Ölçüm bittiğinde asıl soru da netleşir: alttaki işlerden hangileri gerçekten gereksiz, hangileri sadece görünmez? Birincisini silin, ikincisini otomatikleştirin. Kural size hangisinin hangisi olduğunu söylemez, o kısım hâlâ sizin işiniz.