Verimlilik mi Etkinlik mi: Zamanı Doğru İşe Ayırmak

Verimlilik bir işi az kaynakla bitirmek; etkinlik, bitirmeye değer işi seçmek. İkisi karıştırıldığında ortaya çok çalışıp yerinde sayan bir hafta çıkıyor. Önce listeyi kısaltmak, sonra kalanı hızlandırmak gerekiyor.

Doğru işi seçmek, işi hızlı bitirmekten önce gelir

Verimlilik ölçülebilir bir şey: aynı işi daha az sürede, daha az kaynakla yaparsın. Etkinlik ise seçimle ilgili, yani o işin yapılmaya değip değmediğiyle. Tim Ferriss'in ayrımı burada işe yarar: seni hedefine yaklaştırmayan bir işi kusursuz yapmak, o işi hiç yapmamaktan pahalıdır, çünkü üstüne bir de en iyi saatlerini verirsin.

Sıra şu: önce listeyi kısalt, sonra kalanı hızlandır. Ters sırayla çalışanların vardığı yer, kimsenin okumadığı raporu on beş dakikada üretebilen bir sistem oluyor.

Zamanın nereye gittiğini ölç, ölçüm işten uzun sürmesin

Ölçmeden optimize etmek kod tarafında nasıl kötü bir fikirse, gün planında da öyle. Yaygın tavsiye bir hafta boyunca her saati kaydetmek. Sorun, kayıt tutmanın kendisinin de zaman harcaması ve kaydedildiğini bilen kişinin farklı çalışması. Ölçtüğün hafta, normal haftan değil.

Bir ekipte tam bu haftalık kaydı üç günde bıraktık, çünkü kayıt ölçtüğü işlerden fazla yer tutmaya başlamıştı; günde üç rastgele alarmda "şu an ne yapıyorum" diye tek satır yazmak neredeyse aynı dağılımı verdi. Örnekleme, tam kayıttan hem ucuz hem dürüst.

Hafta sonunda listeyi ikiye ayır: hedefe hizmet edenler ve yalnızca meşguliyet üretenler. İkinci gruptan silebildiğini sil, silemediğini kısalt.

SMART'ın iki harfi aynı soruyu soruyor

Hedef yazarken SMART kalıbı hâlâ iş görür, ama beş kriterin hepsi ayrı bilgi taşımaz. "Ulaşılabilir" ile "gerçekçi", pratikte tek bir kontrolün iki adı: bu hedef eldeki kaynak ve süreyle tutuyor mu? Yükü taşıyan kısım spesifiklik, ölçülebilirlik ve tarih. Hedefinde sayı ve tarih yoksa gerisi süsleme.

E-posta ve toplantı: iki büyük sızıntı

E-postayı gün içine yayarsan gün de e-postaya yayılır. Kutuya günde iki kez bak, tercihen zaten verimsiz olduğun saatlerde. Sık gelen sorulara hazır metin yaz; aynı cevabı üçüncü kez yazıyorsan o cevap artık bir şablondur.

Toplantıda Seth Godin'in kuralı sade: amaç baştan yazılı olsun, amaç gerçekleştiğinde toplantı bitsin. Süresi dolmadığı için devam eden toplantı, dolduracak iş arar. Sonunda kimin katıldığını ve neye karar verildiğini üç satırla yaz. O not, bir sonraki toplantının gerekip gerekmediğini de belirler.

Katılımcı listesini kısaltmak tek başına en büyük kazanç. Altı kişilik bir toplantıda hiç konuşmayan iki kişi varsa, o iki kişinin yeri toplantı değil özet notu.

Ne zaman durmalı

Çok çalışmak bir strateji değil, strateji yokluğunun belirtisi. Listenden bir şey çıkaramadığın hafta, büyük ihtimalle listeye hiç bakmadığın haftadır. Haftada bir işi silme kotası koy; silecek bir şey bulamasan bile aramak, listenin nasıl şiştiğini gösterir.