Odak, Kesinti ve Devretme: Verimlilik Tavsiyelerini Sınamak
Verimlilik tavsiyeleri listeler halinde dolaşıyor: on üç madde, her biri tek başına makul. Sorun şu ki hepsini aynı hafta uygulamaya kalkarsanız liste kendi ilk maddesiyle, yani tek işe odaklanma tavsiyesiyle çelişir. Geriye üç tanesi kalıyor: odağın aslında ne olduğu, kesintilerin neden gruplandığı, devretmenin hangi tekrardan sonra kâra geçtiği.
Önce listenin kendisi
Böyle bir listenin ilk maddesi hemen her zaman aynıdır: günde tek bir önemli işe odaklan. Kalan on iki madde de birer iştir. Erken kalkma rutini kurmak, gelen kutusuna filtre yazmak, okuma listesi açmak, toplantılara ajanda şablonu hazırlamak, hepsi ayrı ayrı zaman ister ve hiçbiri bir günde oturmaz. Listeyi olduğu gibi uygulamaya kalkan biri, birinci maddeyi çiğneyerek başlamış olur.
Yani liste bir program değil, bir menü. Menüden seçim yapmak da bir karar, ve o kararın kendisi tavsiyelerden daha zor.
Odak bir motivasyon değil, eleme kararıdır
“Tek amaca odaklan” cümlesi kulağa cesaretlendirici geliyor. Pratikte yaptığı şey ise daha soğuk: bugünün birinci işini seçmek, geri kalanların bugün yapılmayacağını kabul etmektir. Odaklanamama şikayetinin altından çoğu zaman odak sorunu değil, hiçbir şeyi elemeye razı olmama çıkar.
Peki birinci iş gün ortasında tıkanırsa? Bekleyen bir cevaba, gelmeyen bir onaya, kurulmayan bir ortama takıldıysanız o gün bitmiş sayılmaz. Bunun için ikinci bir iş bulundurmak listeyi bozmuyor, aksine tek maddelik günü ayakta tutan şey o. İkinci iş yedek, üçüncüsü ise dikkat dağınıklığı.
Kesintiler gruplanır, fikirler gruplanmaz
Aynı listelerde iki tavsiye yan yana durur ve ilk bakışta birbirini keser: kesintileri gün içinde belirli saatlere topla, ama aklına gelen fikri hemen not al. İkisi de doğru, çünkü aynı şeyden bahsetmiyorlar. Not almak dışarı yazma işidir, on saniye sürer ve size yeni bir bilgi getirmez. Gelen kutusunu açmak ise içeri alma işidir: okursunuz, karar verirsiniz, sıradaki işi yeniden kurmanız gerekir.
Kural “bölünme” değil, “yeni girdi alma”. Kendi günümü genelde ikiye bölerek çözerim: öğlene kadar gelen kutusu ve mesajlar kapalı, öğleden sonra hepsi açık. Sabah tarafında not defteri açık kalır, çünkü o taraf trafiği artırmıyor.
Devretmek hangi tekrardan sonra kâra geçer
İşleri devretme tavsiyesi genelde koşulsuz verilir, oysa basit bir eşiği var. Bir işi kendiniz yapıyorsanız her seferinde t kadar sürüyor. Devrederseniz bir kerelik anlatma ve kurma maliyeti S, sonra her tekrarda kontrol payı r kalıyor. Devretmenin kazançlı olduğu nokta S + n·r < n·t, yani n > S / (t - r).
Rakamla bakınca tavsiyenin sınırı görünür oluyor. Kendiniz yirmi dakikada yaptığınız bir iş, anlatması kırk dakika sürüyor ve sonrasında beş dakikalık kontrol istiyorsa, eşik 40 / 15, yani yaklaşık 2,7 çıkar. Üçüncü tekrardan itibaren kârdasınız, ilk ikisinde zarardasınız. Ayda bir yapılan bir iş için bu, aylar sonra başa baş demek.
Bu hesabı kod tarafında da aynen kurarım: bir işi otomatikleştirmenin maliyeti, o işi elle yapmanın tekrar sayısıyla karşılaştırılmadan otomasyon kararı verilmez. Devretme de aynı denklemin insanla çalışan hali. Tek seferlik işler devredilmez, tekrar edenler devredilir.
Sabahın avantajı saatte mi?
Erken kalkma tavsiyesi çok tekrarlandığı için neredeyse bir karakter özelliği gibi anlatılıyor. Ama sabahın altısını değerli yapan şey saatin kendisi değil, o saatte kimsenin size yazmıyor olması. Telefon susuyor, toplantı yok, dün akşamdan kalan konular henüz canlanmadı.
Bu bir şeyi test edilebilir hale getiriyor: eğer ekibiniz başka bir saat diliminde çalışıyorsa, sessiz saat sabah değil akşam olabilir. Ya da açık ofiste öğle arasının ilk yarısı. Erken kalkmak işe yaramıyorsa, gerçekten sabah insanı olmadığınız için değil, sessizliği yanlış yerde aradığınız için olabilir. Bir hafta boyunca kesintisiz geçen saatleri not edip bakmak, konuyla ilgili okunacak her yazıdan daha hızlı cevap veriyor.
Kaynaklar