Yapılacaklar Listesini Gerçekten Çalışır Hale Getirmek

Yapılacaklar listesi bir hafıza yedeği değil, karar aracıdır. Aklındaki işi yazdığın anda onu hatırlama yükünden kurtulursun; asıl kazanç oradadır, maddenin üstünü çizmenin verdiği tatminde değil. Listenin işe yaramadığı durumların çoğunda sorun disiplin eksikliği değil, listenin yanlış kurulmuş olmasıdır.

Listenin asıl işi hatırlamayı devralmak

Zihinde tutulan bir iş, bitene kadar arka planda yer kaplar. Yazıya geçtiğinde o yer boşalır. Ama bunun tek şartı var: listeye güvenmen gerekir. Bakmadığın, güncellemediğin, yarısı eskimiş bir listeye iş yazdığında zihin hatırlamayı bırakmaz, çünkü bırakması için bir sebep yoktur. Böyle bir listeyi tutmak, hiç tutmamaktan daha yorucudur; hem işi hatırlarsın hem de listeyi.

Madde mi, proje mi

"Yeni bir site kur" madde değildir. Ölçüt basit: bir satıra bakıp şimdi ne yapacağını bilemiyorsan o satır maddeye dönüşmemiştir. "Alan adını seç" maddedir, "siteyi kur" projedir.

Buna karşılık projeyi baştan sona parçalamak da gereksiz. İlk adımı yazman yeter, ikinci adımın ne olacağı çoğu zaman birincisi bitmeden netleşmez. Zaten "günde üç ana iş" gibi bir sınır koyup aynı anda her şeyi alt adımlara bölmek kendi içinde çelişir: parçalama madde sayısını büyütür, üçlü sınır ise sonuçları saymak için konmuştur. Sayacaksan adımları değil, gün sonunda kapanan işleri say.

Sade liste ile görünür başarı çelişkisi

Yaygın iki tavsiye birbirini yer. Biri aktif listeyi kısa tut der, diğeri tamamladıklarını silme, görünür kalsın der. Tek bir liste ikisini birden yapamaz; tamamlananlar biriktikçe liste her gün biraz daha uzar ve bir ay sonra baktığın şey artık yapılacaklar listesi olmaz.

Çözüm iki ayrı görünüm. Yapılacaklar dar tutulur, sadece bu haftaya ait olan durur orada. Tamamlanan iş listeden çıkar ve tarihli bir günlüğe düşer. Gün sonunda "bugün ne yaptım" diye bakılacak yer o günlüktür, listenin dibi değil. Bu ayrımı yapınca listede olmayan ama yapılmış işleri de günlüğe yazabilirsin, ki gerçek günün önemli bir kısmı zaten orada geçer.

Sende olmayan işler

Bir işin bitmesi başkasına bağlıysa o iş senin listende durmamalı, ama kaybolmamalı da. Bekleyen işleri kendi listemin altına değil ayrı bir yere yazarım, yanına da kime sorulduğunu ve ne zaman dönüleceğini koyarım. O tarih gelmeden satıra bakmam.

• İşin kimde beklediği
• En son ne zaman sorulduğu
• Yanıt gelmezse ne zaman tekrar sorulacağı

Bu üç bilgi olmadan bekleyen iş listesi bir endişe listesine dönüşür; her bakışta "acaba oldu mu" diye düşünürsün, yani takibi zihne geri yüklemiş olursun.

Gözden geçirirken bakılacak yer

Ay sonunda ya da yıl sonunda listeyi açtığında yapılmamış maddeler dikkatini çeker. Yanlış yere bakıyorsun. Yapılmamış maddeler bir başarısızlık raporu değil, tanım hatası raporudur: üç kez ertelenmiş bir madde ya yeterince küçük parçalanmamıştır ya da aslında yapılmayacak bir iştir. İkincisiyse silinir. Silmeyip taşımak, listeyi her hafta biraz daha ağırlaştırır.

Yapılanlar tarafında ise bakacağın şey sayı değil örüntü. Hangi tür işler hızlı kapanıyor, hangileri sürünüyor. Bu iki grubu birkaç ay üst üste görmek, hangi işi kendin yapmalısın hangisini hiç almamalısın sorusuna, herhangi bir verimlilik tavsiyesinden daha net cevap verir.