Örtük Bilgiyi Dışsallaştırmanın Dört Biçimi ve Sınırı
Bir işi yıllardır yapıyorsunuz, eliniz doğru hamleyi kendiliğinden buluyor. Sonra birine anlatmaya kalkıyorsunuz ve cümle kurulmuyor, en fazla "şöyle bir his var" diyebiliyorsunuz. Örtük bilgi tam olarak budur: sahip olunan ama sözü olmayan bilgi. Dışsallaştırma onu dışarı çıkarma denemesidir, ve her biçimi aynı şeyi kurtarmaz.
Anlatılamayan şey neden anlatılamıyor
Deneyimli biri bir ekrana bakar, iki saniye sonra "burada bir sorun var" der. Nereden anladığını sorduğunuzda gerekçe sayamaz. Bunun nedeni gizli saklaması değil, gerekçenin zihninde kural halinde değil örüntü halinde durması. Nonaka'nın bilgi dönüşümü modelinde dışsallaştırma, bu örüntüyü konuşulabilir bir forma taşıma adımı olarak geçer.
Peki taşıma sırasında ne oluyor? Örüntüyü cümleye çevirdiğinizde elinizde kalan örüntünün kendisi değil, ondan alınmış bir kesit. Yüz vakadan damıtılmış bir sezgiyi üç maddeye indirdiğinizde doksan yedi vakayı geride bırakırsınız. Yani asıl soru "bilgi aktarılabilir mi" değil. Asıl soru, hangi kesiti almak istediğiniz. Aşağıdaki dört biçim birbirinin alternatifi değil, farklı kesitler alan dört farklı işlem.
Dört biçim, dört ayrı amaç
Bilgilendirici dışsallaştırma: aktarmak için
Bildiğinizi başkasına iletmek üzere yazıya, videoya, sunuma dökersiniz. Kılavuzlar, eğitim materyalleri, süreç dokümanları bu gruba girer. Kazancı açık: bilgi sizden bağımsız hale gelir. Bedeli de açık, çünkü aktarım sırasında bağlam düşer. Yazdığınız "şunu yap" cümlesi, hangi durumda yapılmayacağını taşımaz.
Oluşum dışsallaştırması: düşünmek için
Burada amaç kimseye bir şey anlatmak değil. Bir problemi anlatmaya çalışırken düşüncenin kendisi şekillenir. Herkes bilir bunu: bir hatayı meslektaşınıza anlatırken, cümlenin ortasında cevabı bulup "tamam, buldum" dersiniz. Taslak, kroki, kaba diyagram, kendinize yazılan not hep bu işi görür. Ürünü değersizdir, süreci değerlidir.
Dönüştürücü dışsallaştırma: malzeme yapmak için
Dışarı çıkardığınız şeyi bu kez elinizle işlersiniz. Kartlara yazılmış maddeleri masaya yayıp gruplarsınız, akış şemasını kesip yeniden dizersiniz, prototipi bozup kurarsınız. Zihinde tutulamayacak sayıda parçayı masaya taşıdığınız an, karşılaştırma yükünü zihinden mekâna devretmiş olursunuz.
Aşan dışsallaştırma: adlandırmak için
En az konuşulanı bu. Bir duruma isim verdiğiniz anda o durum tartışılabilir bir nesneye dönüşür. Ekipte "şu ekranda insanlar kayboluyor" cümlesi bir sızlanmadır; aynı şeye bir ad verildiğinde gündem maddesi olur, ölçülür, itiraz edilir. Adlandırma bilgiyi taşımaz, bilginin üzerine konuşulacak zemini kurar.
Yazıya dökmenin sessiz maliyeti
Dışsallaştırmanın en çok tekrarlanan gerekçesi kurum hafızasıdır: birisi ayrılınca bilgisi kaybolmasın diye yazılsın. Buradaki tutarsızlık genelde atlanır. İlk biçimin kendisi "aktarırken anlam tam korunamaz" diyor; sonra aynı biçim, kaybın çaresi olarak öneriliyor. İkisi birden doğru olamaz.
Ekipten ayrılan birinin bilgisini kılavuz yazdırarak telafi etmeye çalışmam. Yazılan şey kararların listesi olur, kararların gerekçesi değil, ve gerekçe eskimediği halde liste altı ayda eskir. İşe yarayan tek şey, o kişi hâlâ oradayken onunla birlikte iş yapmış olmaktır. Dokümantasyon bunun yerine geçmez, ancak beraber çalışılmış bir konuyu hatırlatmaya yarar.
Peki ya elinizde hiç zaman yoksa? O zaman kılavuz yerine kararların gerekçesini yazın. "Bu tabloyu neden böyle böldük" bir yıl sonra da geçerlidir; "şu ekrandan şu düğmeye tıklayın" ilk arayüz değişikliğinde çöpe gider.
Hangisi ne zaman
Yeni birini işe alıştırıyorsanız bilgilendirici biçim doğru araçtır, ama tek başına bırakmayın. Tıkandığınız bir problemde oluşum biçimi işe yarar: çözümü aramayı bırakıp problemi birine anlatır gibi yazın. Seçenek sayısı beşi geçtiyse dönüştürücü biçime geçin, kartları masaya yayın. Ekip aynı sorunu üçüncü kez farklı kelimelerle konuşuyorsa eksik olan bilgi değil, addır.
Dördü de aynı anda gerekmez. Çoğu durumda hangisine ihtiyacınız olduğunu, önce ne yapmaya çalıştığınızı söyleyerek bulursunuz.