UX Projelerinde Zaman Yönetimi: Bloklama, Hayır Deme ve Delegasyon
UX projelerinde günün asıl kaybı işin kendisinde değil, işe geri dönme maliyetinde. Bir bildirim, bir toplantı, bir "iki dakikanı alır" sonrasında kaldığınız yeri bulmak dakikalar sürüyor ve gün bu dönüşlerle eriyor. Aşağıdaki düzen kesintiyi tamamen bitirmiyor, sayısını düşürüyor.
Önce takvimi doldurun, sonra listeyi
Zaman bloklamayı yapılacaklar listesinden daha güvenilir bulurum. Liste bir işin var olduğunu söyler, blok o işin ne zaman yapılacağını söyler. Aradaki fark şu: liste büyüdükçe hiçbir şey değişmez, takvim doldukça yeni iş almanın bedeli anında görünür hale gelir.
Pratikte kurulumu basit. Wireframe, akış çizimi, arayüz revizyonu gibi derin odak isteyen işleri sabah bloklarına koyun. Geri bildirim toplama, revizyon notu yazma, ekip senkronu gibi parçalı işleri öğleden sonraya bırakın. Blok içinde yalnızca o blok için ayrılan iş yapılır, taşan kısım ertesi güne değil, o işin bir sonraki bloğuna gider.
Hayır demenin işe yarayan biçimi
Doğrudan reddetmek çoğu ekipte tartışmaya dönüşür. Bunun yerine kararı isteyen kişiye geri verin: "Bu hafta takvim dolu, hangisini erteleyelim?" Soru, işi reddetmiyor; sıralamayı karşı tarafın sorumluluğuna taşıyor. Bir kez bunu yapan proje yöneticisi, ikinci talepte kendisi ölçüp biçmeye başlıyor.
Ekran paylaşıp haftanın bloklarını göstermek de aynı işi görüyor, hatta daha hızlı sonuç veriyor. Dolu bir takvim, "yoğunum" cümlesinden farklı bir şey.
Bildirim tavsiyesinin kendini bozduğu yer
Klasik öneri iki parçalıdır: e-postayı günde üç kez topluca oku, acil durumlar için karşı tarafı telefonla aramaya yönlendir. İkinci parça birinciyi geçersiz kılıyor. E-postanın toplu okunması, iletişimi sizin seçtiğiniz zamana taşıdığı için işe yarıyor. Telefon ise kanalların en kesintilisi ve zamanlamasını tamamen karşı tarafa bırakıyor. Aciliyet tanımı da gönderende olduğuna göre, sonuç öngörülebilir: her şey acil olur ve blok düzeni ilk haftada çöker.
Kullanılabilir hali şöyle:
- Acil kanal ekipte tek olsun ve neyin acil sayıldığı yazılı olsun (yayında hata, müşteriye söz verilmiş teslim, veri kaybı).
- Otomatik yanıt yerine cevap penceresini önceden duyurun: "E-postalara 11:00 ve 16:00'da bakıyorum."
- Odak bloğu sırasında telefonu sessize alın, mesajlaşma uygulamalarını kapatın, kulaklık takın. Kulaklık ofiste "şu an müsait değil" demenin en az yorucu yolu.
Delegasyon bugün zaman almaz, yarın verir
Devretmenin getirisi işin tekrarlı olmasına bağlı. Kaba bir hesap yeterli: 40 dakikalık, bir kez yapılacak bir işi anlatmak 20 dakikanızı, çıkan sonucu kontrol etmek 15 dakikanızı alıyorsa kazancınız 5 dakika ve üstüne hata riski. Aynı iş haftada bir tekrarlıyorsa anlatma maliyeti bir kereye mahsus kalır, kontrol süresi de birkaç haftada düşer; ikinci ayda net kazançtasınız.
Yani soru "bu işi kim yapabilir" değil, "bu iş tekrar edecek mi". Etmeyecekse kendiniz yapın. Edecekse ilk seferde acele etmeyin, çünkü anlatmaya ayırdığınız süre ileride kazanacağınız sürenin fiyatı.
Haftalık geri bakış
Cuma günü on beş dakika ayırıp bloklarınızı gerçekleşenle karşılaştırın. Aranan şey verimlilik yüzdesi değil, hangi bloğun düzenli olarak dağıldığı. Aynı blok üç hafta üst üste taşıyorsa sorun disiplinde değil, tahminde: o iş için ayırdığınız süre baştan yanlış.
Kaynak