UX Projelerinde Toplantı Yönetimi ve Zaman Kaybını Azaltmak
UX projelerinde zaman kaybının büyük bölümü tasarım işinin kendisinde değil, o işin etrafındaki toplantılarda birikir. Toplantı yönetimiyle ilgili tavsiyelerin neredeyse tamamı da süreye odaklanır: kısalt, sayaç koy, ayakta yap. Peki ya asıl maliyet sürede değilse?
Süreyi kısaltmak neden tek başına yetmiyor
Sekiz kişilik bir saatlik toplantı ekibe sekiz kişi-saate mal olur. Süreyi yarıya indirirsen dört kişi-saat kazanırsın. Katılımcı listesinden dört kişiyi çıkardığında da tam olarak dört kişi-saat kazanırsın, üstelik kalan dört kişi tam bir saat konuşabilir.
Aradaki fark ikinci kazancın kendini büyütmesinde. Bir odadaki ikili iletişim kanalı sayısı n(n-1)/2 ile artar: sekiz kişi 28 kanal, beş kişi 10 kanal. Üç kişiyi çıkardığında toplantının karmaşıklığı üçte bir değil, neredeyse üçte ikisi kadar azalır. Uzayan toplantıların çoğu gündem uzun olduğu için değil, odadaki herkesin her konuya bir cümle ekleme hakkını kullandığı için uzar.
Kim gerçekten kararın içinde?
Davet listesini kurarken tek bir soru yeterli: bu kişi odada olmasa karar alınabilir mi? Alınabiliyorsa çağırma, kararı sonradan yaz. "Herkes haberdar olsun" diye eklenen isimler toplantıyı bilgilendirme yayınına çevirir, oysa bilgilendirmenin çok daha ucuz bir biçimi zaten var.
Bu ayrım UX ekiplerinde özellikle bulanıklaşıyor, çünkü araştırma bulgusunu duymak isteyen çok, o bulguya göre karar verecek olan az. İkisini aynı toplantıda toplamak yerine bulguyu yazılı paylaşıp kararı üç kişiyle almak genelde daha hızlı sonuç veriyor.
Gündem toplantıdan önce, karar notu toplantı biterken
Gündemi toplantı açılışında sözlü olarak anlatmak gündem sayılmaz; katılımcı hazırlanamadığı için ilk on beş dakika ısınmayla geçer. Konu başlığını değil, karara bağlanacak soruyu yaz: "onboarding akışı" bir gündem maddesi değil, "onboarding'de e-posta doğrulamasını ilk adıma mı alıyoruz" bir gündem maddesi.
Notu da toplantı biterken yaz, sonraya bırakma; bir saat sonra hatırladığın şey kararın kendisi değil, tartışmanın son beş dakikası olur. Üç satır yeter: ne karar verildi, kim yapacak, ne zamana kadar. Kimin ne dediğini kaydetmenin faydası yok, kararın gerekçesini bir cümleyle bırakmanın faydası büyük, çünkü aynı tartışma üç hafta sonra geri geliyor.
Konudan sapmayı bastırmak yerine kaydetmek
Toplantı ortasında çıkan alakasız fikirlerin çoğu kötü fikir değil, sadece yanlış zamanda gelmiş fikir. Bunları tartışmaya açmak toplantıyı dağıtır, susturmak ise fikri tamamen kaybettirir. Ortası basit: ayrı bir listeye başlığıyla yaz, sahibini not et, toplantı bitince ilgili yere taşı.
Peki ya bu liste her toplantıda uzuyorsa? O zaman sorun sapma değil, gündemin yanlış yerden kurulmuş olması. Aynı konu üç toplantı üst üste "park" ediliyorsa o konu kendi toplantısını hak ediyor demektir.
Ayakta toplantı ve benzeri reçeteler
Ayakta yapılan toplantıların daha kısa sürdüğü doğru, ama kısalık tek başına bir kazanç değil. Ayakta toplantı, gündemi zaten net olan ve karşılıklı bilgi aktarımından ibaret buluşmalarda işe yarar. Tasarım kritiği ya da araştırma bulgusunun yorumlanması gibi düşünmek gerektiren işlerde aynı yöntem tartışmayı zamanından önce kapatır, herkes bir an önce bitsin diye ilk makul öneriye razı olur.
Aynı şey sayaçlı toplantılar için de geçerli. Süre baskısı, kararın kalitesini değil, konuşmanın hızını artırır. Sürenin kısıtlandığı toplantıda hazırlıksız gelen katılımcı hiç konuşmadan çıkar; bu bazen istediğin şeydir, bazen tam olarak kaybettiğin şey.
Takvim ve hatırlatıcıyı araca bırak
Toplantı saatini, katılımcıyı ve hatırlatmayı takip etmek insan işi değil. Ekibin kullandığı takvim hangisiyse tek bir takvim üzerinde kal, davetleri oradan gönder, hatırlatmayı otomatiğe bağla. Birden fazla kanalda paralel takvim tutmak, zaman kazandırmak yerine iki kaydı senkron tutma işi doğurur.
Toplantı çıktısını da aynı yerde tut. Karar notunun nerede olduğunu hatırlamak zorunda kalıyorsan not sistemi çalışmıyor demektir. Notu proje takip aracındaki ilgili işin altına yazarsan bir sonraki sprintte arayan kişi zaten oraya bakar.
Kaynaklar